Mengelola Email Broadcast di IS-5

by Josua Pinem

Artikel ini menjelaskan langkah-langkah untuk membantu pengguna melihat daftar email broadcast yang telah dibuat, memantau status dan progres pengiriman email, mencari email tertentu, mengakses arsip email, serta membuat email broadcast baru.

Prasyarat

Sebelum melakukan tahapan ini, pastikan:

  • Pengguna telah login ke dalam aplikasi/portal IS-5 melalui https://is5.nusa.net.id.
  • Pengguna memiliki hak akses ke menu Broadcast pada submenu Email.

Membuka dan Melihat Halaman Email Broadcast

Langkah-langkah ini akan membantu pengguna untuk melihat informasi penting mengenai setiap proses pengiriman email. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada menu navigasi sebelah kiri, pilih menu Broadcast.
  2. Klik submenu Email.
  3. Sistem akan menampilkan halaman Email yang menampilkan daftar email broadcast yang tersedia, seperti gambar dibawah ini.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/image3.png

Halaman ini menampilkan informasi yang tersimpan, meliputi:

  • ID → Nomor identitas email broadcast.
  • Nama → Nama atau judul email broadcast.
  • Status → Status proses email, misalnya Selesai.
  • Total Tujuan → Jumlah penerima email.
  • Proses Pengiriman → Persentase progres pengiriman email kepada seluruh penerima.

Dengan adanya informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui kondisi setiap email broadcast tanpa perlu membuka detail data.

Mencari Data Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk menemukan email broadcast tertentu berdasarkan nama atau informasi yang tersedia. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, klik kolom Cari.
  2. Masukkan kata kunci, misalnya pemberhentian.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5.svg

  1. Sistem akan menampilkan data yang sesuai dengan kata kunci, seperti gambar dibawah ini.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/image13.png

Membuka Detail Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk melihat informasi lengkap mengenai email broadcast yang telah dibuat atau dikirim. Halaman detail menampilkan informasi kampanye, isi email, lampiran, serta daftar penerima beserta status pengirimannya. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, cari data email broadcast yang ingin dilihat.
  2. Klik nama email broadcast pada kolom Nama.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(1).svg

3. Sistem akan menampilkan halaman Detail Email Broadcast yang berisi informasi lengkap, meliputi:

  • ID Broadcast: Nomor identitas email broadcast.
  • Subjek Email: Judul email yang dikirim kepada penerima.
  • Waktu: Tanggal dan waktu pembuatan atau pengiriman email.
  • Email Pengirim: Alamat email yang digunakan sebagai pengirim.
  • Isi Email: Konten email yang dikirim kepada penerima.
  • Lampiran: File yang disertakan pada email, apabila tersedia.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/image6.png

  1. Gulir ke bagian Penerima untuk melihat daftar penerima email beserta informasi:
  • Email Penerima.
  • Waktu pengiriman email kepada penerima.
  • Status pengiriman, seperti Terkirim atau status lainnya sesuai kondisi sistem.
  1. Apabila terdapat lampiran, klik nama file lampiran untuk mengunduh atau melihat dokumen tersebut.

Membuat Email Broadcast Baru

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk membuat email broadcast baru yang akan dikirim kepada penerima sesuai konfigurasi yang ditentukan. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, klik tombol Buat Email Baru.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(2).svg

2. Sistem akan menampilkan halaman formulir email baru.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/image12.png

3. Lengkapi informasi email sesuai kebutuhan:

  • Nama Campaign: Masukkan nama kampanye untuk memudahkan identifikasi email.
  • Subject Email: Isi judul email yang akan ditampilkan kepada penerima.
  • Nama Pengirim: Pilih nama dan alamat email pengirim dari daftar yang tersedia.
  1. Tentukan penerima email dengan salah satu cara berikut:
  • Masukkan alamat email penerima secara langsung pada field Alamat Email Penerima.
  • Aktifkan opsi Unggah Berkas apabila daftar penerima akan diambil dari file yang didukung sistem.
  1. Pada bagian Isi Email, tuliskan isi pesan menggunakan editor yang tersedia. Gunakan fitur seperti Bold, Italic, daftar (bullet/numbering), perataan teks, dan pengaturan font apabila diperlukan.
  2. Jika ingin menyertakan dokumen pendukung, klik tombol Unggah Berkas pada bagian Lampiran, kemudian pilih file yang akan dilampirkan. Ukuran lampiran maksimal adalah 3 MB.
  3. Setelah seluruh informasi terisi:
  • Klik Kirim untuk langsung mengirim email kepada penerima. Nantinya, sistem akan memproses pengiriman email sesuai data yang telah diisi, dan email akan muncul pada daftar email broadcast beserta status proses pengirimannya.
  • Atau klik Simpan sebagai Draft apabila email ingin disimpan terlebih dahulu dan dilanjutkan di lain waktu. Nantinya, email akan disimpan sebagai draft sehingga dapat diedit dan dikirim kembali pada waktu berikutnya.
  • Klik Batal apabila tidak ingin menyimpan maupun mengirim email.

Membuka Arsip Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk melihat riwayat email broadcast yang telah diarsipkan. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, klik tombol Arsip Email.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(3).svg

2. Sistem akan menampilkan halaman Arsip Email yang berisi daftar email yang telah diarsipkan.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/image15.png

3. Gunakan kolom Cari Email untuk mencari arsip email berdasarkan nama atau kata kunci tertentu.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(4).svg

4.  Apabila tidak terdapat data arsip, sistem akan menampilkan pesan "Tidak ada data." pada tabel seperti yang tampil pada gambar.

Melakukan Aksi pada Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk melakukan tindakan terhadap email broadcast tertentu, seperti menduplikasi email atau mengarsipkan email sesuai kebutuhan. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, cari data email broadcast yang ingin dikelola.
  2. Klik ikon ⋮ pada baris email tersebut.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(5).svg

3. Sistem akan menampilkan menu aksi yang berisi pilihan tindakan yang dapat dilakukan, antara lain:

  • Duplikat: Membuat salinan email broadcast yang dipilih sehingga dapat digunakan kembali tanpa membuat email dari awal.
  • Arsip: Memindahkan email broadcast ke arsip sehingga tidak lagi ditampilkan pada daftar utama. Opsi ini hanya dapat digunakan apabila memenuhi kondisi tertentu pada sistem.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(6).svg

4. Klik salah satu aksi sesuai kebutuhan untuk melanjutkan proses.

Mengelola Tampilan Daftar Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk mengatur tampilan data pada daftar email broadcast agar informasi lebih mudah dicari dan ditampilkan sesuai kebutuhan pengguna. Pengguna dapat melakukan pengurutan data, memfilter data, menyembunyikan kolom tertentu, maupun mengatur kolom yang ditampilkan. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, klik ikon ⋮ yang berada di bagian kanan atas header tabel.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(7).svg

2. Sistem akan menampilkan beberapa opsi pengaturan tabel, yaitu:

  • Sort by ASC untuk mengurutkan data secara menaik (A–Z atau nilai terkecil ke terbesar).
  • Sort by DESC untuk mengurutkan data secara menurun (Z–A atau nilai terbesar ke terkecil).
  • Filter untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu.
  • Hide column untuk menyembunyikan kolom yang tidak ingin ditampilkan pada tabel.
  • Manage columns untuk mengatur kolom mana saja yang akan ditampilkan atau disembunyikan pada tabel.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(8).svg

3. Pilih salah satu opsi sesuai kebutuhan. Sistem akan langsung menerapkan perubahan pada tampilan daftar email.

Memfilter Daftar Email Broadcast

Langkah-langkah ini membantu pengguna untuk menampilkan data email broadcast berdasarkan kriteria tertentu sehingga pengguna dapat menemukan email yang diinginkan dengan lebih cepat. Cara melakukannya dengan:

  1. Pada halaman Email, klik ikon ⋮ yang berada di bagian kanan atas header tabel.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(9).svg

2. Pada menu pengaturan tabel, pilih Filter.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(10).svg

3. Sistem akan menampilkan panel filter yang terdiri dari beberapa komponen:

  • Columns untuk memilih kolom yang akan dijadikan dasar pencarian, misalnya Nama.
  • Operator untuk menentukan metode pencarian, misalnya contains (mengandung), sehingga sistem akan mencari data yang mengandung kata tertentu.
  • Value untuk memasukkan kata kunci atau nilai yang akan dicari.

http://bis.gozar.nusa.net.id:8011/nis/IS%20Bot/IS5/Broadcast/artikel_1/Mengelola%20Email%20Broadcast%20di%20IS-5%20(11).svg

  1. Pilih kolom yang ingin difilter sesuai kebutuhan.
  2. Tentukan operator pencarian yang diinginkan.
  3. Masukkan kata kunci pada kolom Filter value.
  4. Sistem akan secara otomatis memperbarui daftar email broadcast dan hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria filter yang dimasukkan.
  5. Untuk menghapus filter, klik ikon ✕ pada filter atau hapus nilai pada kolom Filter value.

Troubleshooting

1. Data Email Broadcast Tidak Muncul

Kemungkinan penyebab:

  • Belum terdapat email broadcast yang dibuat.
  • Kata kunci pada kolom pencarian tidak sesuai.
  • Data belum berhasil dimuat oleh sistem.

Solusi:

  1. Pastikan email broadcast telah dibuat.
  2. Hapus atau sesuaikan kata kunci pada kolom pencarian.
  3. Muat ulang halaman, kemudian coba kembali.

2. Detail Email Broadcast Tidak Dapat Dibuka

Kemungkinan penyebab:

  • Data email telah dihapus atau dipindahkan ke arsip.
  • Terjadi gangguan koneksi saat memuat halaman.
  • Pengguna tidak memiliki hak akses untuk melihat detail email.

Solusi:

  1. Pastikan email masih tersedia pada daftar.
  2. Periksa koneksi internet dan coba buka kembali.
  3. Hubungi administrator apabila hak akses diperlukan.

3. Tombol Kirim Tidak Dapat Digunakan

Kemungkinan penyebab:

  • Terdapat field wajib yang belum diisi.
  • Belum ada penerima email yang ditentukan.
  • Isi email belum dibuat.

Solusi:

  1. Lengkapi seluruh field yang bertanda wajib (*).
  2. Pastikan minimal satu alamat email penerima telah ditambahkan atau file penerima berhasil diunggah.
  3. Isi konten email sebelum mengirim.

4. Lampiran Gagal Diunggah

Kemungkinan penyebab:

  • Ukuran file melebihi batas maksimum.
  • Format file tidak didukung.
  • Proses unggah terganggu oleh koneksi internet.

Solusi:

  1. Gunakan file dengan ukuran sesuai batas yang ditentukan sistem.
  2. Pastikan format file didukung.
  3. Periksa koneksi internet, kemudian ulangi proses unggah.

5. Email Tidak Muncul di Arsip

Kemungkinan penyebab:

  • Email belum diarsipkan.
  • Arsip email belum diperbarui.
  • Email masih berada pada daftar utama.

Solusi:

  1. Pastikan proses arsip telah berhasil dilakukan.
  2. Muat ulang halaman Arsip Email.
  3. Periksa kembali daftar email utama.

6. Status Pengiriman Belum Berubah  

Kemungkinan penyebab:

  • Proses pengiriman email masih berlangsung.
  • Jumlah penerima cukup banyak sehingga membutuhkan waktu pemrosesan.
  • Terjadi antrean proses pengiriman pada sistem.

Solusi:

  1. Tunggu beberapa saat hingga proses selesai.
  2. Muat ulang halaman untuk melihat pembaruan status.
  3. Periksa kembali pada menu Detail Email Broadcast atau Arsip Email.

Catatan

  • Pastikan seluruh informasi pada email, seperti Nama Campaign, Subjek Email, alamat penerima, dan isi email telah diperiksa sebelum email dikirim.
  • Field yang ditandai dengan tanda bintang (*) wajib diisi agar proses penyimpanan atau pengiriman dapat dilakukan.
  • Apabila menggunakan fitur Unggah Berkas untuk penerima atau lampiran, pastikan format dan ukuran file sesuai dengan ketentuan sistem.
  • Setelah email dikirim, status pengiriman dapat dipantau melalui halaman Email Broadcast atau Arsip Email.
  • Email yang telah berhasil dikirim umumnya tidak dapat diubah. Jika diperlukan perubahan, buat campaign email baru atau gunakan fitur Duplikat apabila tersedia.
  • Sebelum mengirim email ke banyak penerima, disarankan melakukan pengecekan isi email untuk memastikan format, tautan, dan lampiran sudah benar.
  • Filter hanya memengaruhi tampilan data pada halaman dan tidak mengubah maupun menghapus data email broadcast yang tersimpan di sistem.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, pengguna dapat memantau seluruh aktivitas yang terjadi pada sistem. Pengguna dapat melihat riwayat perubahan data, aktivitas autentikasi, perubahan hak akses, maupun aktivitas lainnya melalui daftar log yang tersusun berdasarkan waktu. Halaman ini juga menyediakan fitur filter berdasarkan tanggal dan kategori aktivitas (Tag), pencarian data, serta navigasi halaman untuk memudahkan proses monitoring sistem.